随着经济全球一体化的发展、行业价值链的形成和企业外包业务的发展，企业的成功更多地依赖于组织的灵活性、协作性，企业需要建立新型的协同商务模式来保证业务系统协同工作。
因而企业迫切需要将物流、资金流、知识流通过一个纽带集成到一个现代化管理平台上，使得企业各部门、企业的供应商、分销商、业务伙伴及客户，通过价值链上下游的各成员的信息共享和业务的一系列链接实现高效和紧密协作。
目前传统的OA软件已无法与企业ERP等应用达成信息的沟通和业务的协同。而传统的人力资源管理、项目管理、知识管理软件又无法满足以工作流管理为基础的团队协同工作的需求。
因此采用新一代办公自动化系统,即协同OA，实现基于工作流管理的协同工作平台，以适应企业应用之间的协同；部署个性化的工作空间，实现知识和信息共享，从而通过全方位的组织间事务处理平台，实现组织之间的协同是未来办公软件的必然趋势。
协同OA脱胎于传统OA，又摆脱了传统OA的局限，它实现了全面的协同性。这个协同性概括起来体现在以下几个方面：建立实时企业，通过即时通信、互联网等技术，保证将适当的信息在第一次时间传递给适当的人; 打破信息孤岛，当企业的某个部门触发一个业务过程的时候，相关资源可以随之被调动并被自动加入，每个应用都可以自动启动其他的关联应用，并完成相关数据的更新；提供对各个业务环节进行整合的方案，面向整个业务过程来进行管理，将企业的人、财、物、信息和流程进行了充分的整合并进行统一的管理。只有在协同的体系下，OA才能表现出更高层面上的应用价值和独有的特性。
总体而言，协同OA完全摆脱了“文秘”的角色，它不再是为企业提供信息发布和流程处理的工具，而是将先进的管理思想和业务模式融入产品的功能架构中，以更广阔的角度诠释“办公自动化”的涵义， 帮助企业搭建一个关联、协作、灵活、深化的管理平台，让企业可以将管理的视野延展到各个环节，并方便对各种资源进行整合和优化，实现集中、灵活和高效的管理，从而提升其竞争力。
在高速度发展的协同应用市场中最典型的、也是发展最快的领域便是协同OA。我们相信，随着协同应用的日趋成熟，协同OA给传统办公自动化带来的变革必将掀起信息化领域的新高潮。
